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Valeur probatoire d’un document : principe et définition

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Les entreprises, mais aussi les particuliers doivent garder certains documents pendant une période donnée. Mais quelle en est l’utilité et que peut-il arriver quand on ne le fait pas ?

Documents d’entreprise : valeur probatoire, ça veut dire quoi ?

Pour vous, ce sont juste des documents qui prennent une place utile folle. Au début de votre activité, ils s’empilaient sur votre bureau. Quand la place a été insuffisante, vous avez investi dans une armoire. Au fil des années, avec l’embauche de vos salariés et votre développement, c’est toute une salle qui est désormais remplie.

Félicitez-vous d’avoir conservé tous ces documents, car sans cela, vous seriez en infraction. Légalement ; vous êtes tenus de pouvoir présenter les documents relatifs à votre entreprise pendant toute leur durée probatoire.

Si vous décortiquez le mot, vous le comprenez ; vos documents ont valeur de preuve. Mais dans quelle circonstance ? Tout simplement si vous devez faire face à un client injustement mécontent qui aurait mal compris votre devis, par exemple, malgré sa signature.

Mais aussi si une administration quelconque vous demande de les présenter : vous avez besoin d’un prêt professionnel pour acheter du matériel ou des machines ? Un banquier va se baser sur vos données financières. Pour cela, il peut demander à voir les bilans de votre activité sur plusieurs années.

Pareil si vous faites l’objet d’un contrôle fiscal. La liste de ce que cet agent du fisc demande peut être longue, remonter sur plusieurs années et vous n’avez que peu de temps pour vous organiser ; compte tenu de votre agenda.

Gestion des documents professionnels : comment faire ?

La durée de la valeur probatoire d’un document n’est pas toujours la même. Certains documents doivent être conservés à vie (même trois ans, après l’arrêt de l’activité), alors que d’autres peuvent être supprimés après 2 ans.

Il peut être difficile de s’y retrouver. Ce qui explique que bien souvent, les entrepreneurs se contentent d’ajouter les uns après les autres, les documents, dans des caisses dans la salle des archives. Bien entendu, ils répondent en cela à leurs obligations légales, mais comment arriveront-ils à extirper le bon document, enfoui sous quelques milliers d’autres, si on le leur demande ?

Une gestion des archives efficace contribue à la bonne marche de l’activité, car tous les jours, vous pouvez avoir besoin d’une information qui se trouve sur un de ces papiers.

Avoir un bon système de classement, adopté depuis la création de la structure, est un excellent moyen d’y parvenir. Le récolement (tri) sera alors moins fastidieux.

Si vous n’avez jamais eu le temps ou la patience de le faire, pas de problème, il existe une solution vraiment efficace qui ne suppose pas l’embauche d’une personne dédiée. Pensez simplement à contacter une entreprise d’archivage pour lui externaliser ce travail (exemple de Reisswolf au Mans).

Les services qu’elle peut rendre à votre entreprise sont pluriels : tri, suppression sécurisée, classement, rangement, établissement d’un inventaire, digitalisation des documents, pourquoi vous priver de ces compétences, puisque vous avez tout à y gagner pour votre fonctionnement futur ?