Si l’on en croit certaines sources, un fonds d’archives est toujours un ensemble de documents, mais un ensemble de documents ne constitue pas nécessairement un fonds d’archives. Un peu perdu ? Pourtant, quand on est un professionnel, les archives doivent faire l’objet d’un soin tout particulier ; ce qui est rendu obligatoire par la loi sur la transition numérique.
Fonds d’archives : de quoi parle-t-on ?
Contrairement à d’autres documents, ceux que l’on peut qualifier de fonds d’archives sont produits ou reçus par la même entreprise dans le cadre de son activité et ce, pour respecter ce que l’on appelle le principe de provenance.
Le fait d’avoir une activité professionnelle dans le cadre d’une entreprise suppose naturellement la constitution et le rassemblement de l’ensemble de ces documents ; raison pour laquelle on parle de documents ou archives organiques non thématiques. En effet, on peut y trouver des documents relatifs à la comptabilité, à l’aspect commercial, administratif etc…soit des papiers de nature différente.
Il convient de les rassembler dans un seul et même endroit que l’on appelle communément la salle des archives. Dans un premier temps, il peut s’agir d’une simple étagère de rangement. Selon le développement de l’entreprise et sa masse salariale, l’ensemble des documents contenus dans le fonds d’archives peut remplir plusieurs pièces.
Il convient, afin de pouvoir trouver un document au moment voulu, de procéder à un tri régulier afin de faire le récolement.
Le fait de devoir numériser ses archives rend la tâche encore plus complexe. Quels sont les professionnels à connaitre dans ce domaine ?
Qui appeler pour son archivage ?
Sans surprise, les personnes qu’il convient d’appeler quand on se rend compte que l’on n’a pas organisé ses archives depuis des années travaillent dans le secteur très spécialisé de l’archivage.
Lorsque l’on fait appel à elles, elles se déplacent dans l’entreprise afin de réaliser un audit. Cela leur permet de voir l’étendue du travail à accomplir et les actions que le chef d’entreprise entend leur externaliser pour établir leur devis.
En effet, certains fonds d’archives sont restés intacts pendant des années. C’est une manière de procéder pour être certain de ne rien perdre, mais au final cela est contreproductif.
En effet, il faut être en capacité de retrouver n’importe quel document ; mais tous ne doivent pas être conservés notamment ceux dont la valeur probatoire est dépassée.
Or, cette dernière dépend du type de document. Il est aisé de se tromper et de détruire des documents sensibles qu’il aurait fallu conserver pendant une décennie, voire davantage.
Tri et récolement sont donc des missions que l’on peut leur externaliser, tout comme le classement. Pour cela, l’entreprise d’archivage se réfère au chef d’entreprise pour savoir comment il envisage son plan d’archivage : par année, par nature de documents, par service ?
Après avoir vu cela avec lui, il reste que les documents papiers restants et qui constituent donc le fonds d’archives de l’entreprise doivent faire l’objet d’une numérisation en respectant les normes imposées par la loi.
L’une d’entre elles, par exemple, stipule que tout, sur le document, doit être parfaitement lisible même après numérisation. Or, du fait de l’exposition à la lumière ou encore à l’humidité ; car toutes les salles d’archives ne garantissent pas de bonnes conditions de préservation ; cela n’est pas toujours le cas.
Des machines de numérisation lambda ne permettent pas d’obtenir des résultats probants et cela prendrait en outre un temps considérable. Les entreprises d’archivage possèdent des outils sophistiqués qui leur offrent la possibilité de numériser des documents de toutes tailles et même sur des matières autres que du papier, comme les calques utilisés par exemple par les architectes.
Après leur passage et suite à une formation au besoin, tout le monde est en capacité de comprendre les bienfaits de l’archivage et comment archiver correctement tous les futurs documents.